手帳のデイリーページを4色フリクションで重要度管理したら、人生の満足度が上がった話

前回は手帳のおとも万年筆に、キャップレスを選んだというお話でした。
今回はもうひとつの相棒、4色フリクションのお話です。

フリクションて便利ですよね！
なにしろ、消せる！そしてカラーバリエーションも豊富なんですよ。
私は4色がお気に入りですが、みなさんはいかがですか？

さて、私がなぜ手帳のタスク管理にフリクションを使っているか？
これはフランクリンプランナーの考え方が下敷きにあります。

フランクリンプランナーの使い方、そんなのいまさらだよ！知ってるよ！
という方もいらっしゃると思いますが…お付き合いいただけますと幸いです

私はスティーブン・コヴィー氏の「7つの習慣」をひっそりと自分の手帳に取り入れて実践しています。
ここでコヴィー氏がいう習慣とは、人生を豊かに生きるための習慣のこと。
その中に、「いちばん大切なことを最初にスケジュールに入れる」という習慣があります。

私がもっているのはハードカバーですが、新書も出てるのですね！

7つの習慣を実践するための「フランクリン・プランナー」

この習慣を実践するため、公式に「フランクリン・プランナー」という手帳があります。
とても良い手帳なのですが、公式の使い方通りに実践するのは、そこそこヘビー級の手帳なのも事実です。

かつて、私はこのフランクリンに挑戦して挫折したことがあります。
でも、私だけじゃないと思うのですよね…フランクリン挫折組って。。。
特に、自分の価値観の深掘りや、ミッションステートメント(どう生きるかの宣言)を作成するワークなどは特徴的であるゆえ、私のように挫折する方も多そうな気がします。

手帳では「いちばん大切なことから先にスケジュールする」

フランクリンのワークは確かにハードル高めです。
でも、ここからなら出来そうじゃないですか？
「いちばん大切なことからスケジュールする」

一瞬、そんなの当たり前だよね、と思うのですが…実際の私たちは「他人からプレッシャーをかけられたこと」を優先しがちです。

例えば、今夜は久しぶりに友人宅に集まる予定があったとします。
私はずっとこの夜を楽しみにしていました。
しかし、突然に同僚から、明日の朝に提出する資料の準備を手伝ってほしいと依頼されてしまいます。
気の弱い私は、今後のトラブルを避けるために同僚の仕事を手伝うことにしてしまうかもしれない…

これは、私が同じ立場なら同じことを同僚に依頼したかもしれません。

たしかに同僚を手伝うことも大切。
でも、本音では久しぶりに友人達と会うほうがずっと大切だと思っている。
それなのに、友達との約束をキャンセルし、同僚の手伝いをしてしまった。

そんなことが続けば、自分自身を大切にすることができなくなってしまいます。

第三領域の罠と、人生の満足度

優先度について、7つの習慣ではこうやって分類しています。

「第一領域」緊急で重要なこと
「第二領域」緊急ではないけど、重要なこと
「第三領域」緊急だけど、重要ではないこと
「第四領域」緊急でも重要でもないこと

意外に面倒なのは「第三領域」緊急だけど重要ではないこと、です。

たいてい、これは他者が絡んでいるのです。
つまり、緊急だといってるのは他者、例えば同僚や客先、あるいは友人などであって、私たち自身のことではないのです。

他者の緊急で重要なことが、私たちにとっても同じく重要なのかどうか。
これを考えなければいけません。
「良い人」にならなくても大丈夫です。
もしかしてそれは、「都合の良い人」なのかもしれません。
私には苦い思い出があります。

悲しくて悔しかった思い出話

私は、「良い人」でした。優等生タイプというのかな？
かつて上司だった人、先輩だった人、いろいろな人たちに追加の仕事を頼まれました。

「詳しいから」
「人脈があるから」
「仕事が早いから」

そんなことを言われれば、悪い気はしません。
頼られるのは、嬉しいことでもあります。
私は彼らのために、頑張りました。

そして、依頼してきた同僚たちはそれぞれに大きな評価を得ることになりました。
当然ながら、私の貢献は評価されません。そして、私は身体を壊してしまいます。
ある日突然、脳梗塞を起こして緊急搬送されて、そのまま半年以上も休職してしまいました。

第三領域を優先して、ほかの誰かにとっての「都合の良い人」にならなくても大丈夫。
それよりも「第二領域」にもっと時間を使って、自分にとって大切なことをやりましょう。
その方がずーっと人生が充実します。

大切なことは「ひと目でわかる」手帳術

他人が急いでいる他人の仕事のために、自分のいちばん大切な時間を差し出す必要は無いのです。
それに、たとえ同僚に断るときでも、「友達と約束があるから」なんて、正直に理由を説明する必要はありません。
ただ、そっと重要事項があって手伝えないと言うだけで良いのです。

手帳で重要事項を明確にする、4色ボールペン

毎日、たくさんのタスクをこなす場合、一目で、いちばん大切なことがわかるようにしておきたい。
そんな時、私は4色ボールペンを使います。
7つの習慣では、優先度を4つの領域にわけているので、それに合わせて色も決めています

重要度の高い順に

「第一領域」緊急で重要な予定は赤
「第二領域」緊急ではないけど、重要な予定は緑
「第三領域」緊急だけど、重要ではないものは青
「第四領域」緊急でも重要でもないものは黒

まず手帳に予定を書き入れる時は、緑から書き始めます。
「7つの習慣」では、この第二領域は、緊急ではないため後回しにされがち、と説明されています。
そうなんです。手帳にスケジュールしようとすると、つい緊急なものから書きたくなってしまいます。
そうすると、優先度の2と3の逆転が起きてしまいがちなのです。

第二領域は緑色で先にスケジュールする

毎日を過ごしていると、予定通りに行くことだけではありません。
その時は、もとのスケジュールを消さないで、4色ボールペンで書き直します。

先ほどの例であれば、友人とのディナーは優先度2の緑色でスケジュール。
同僚からの依頼は、緊急だけど(自分にとって)重要ではない。それならば優先度3の青ですね。

でも、友人のディナー直前に家族が救急車で運ばれたと聞いたら？！
緊急事態です！当然ですがそれは優先度1。
友人のディナーはキャンセルして、家族が運ばれた病院に走ります！

手帳にはスケジュールも書きますが、実際にそれをやったか？それはどんな結果になったか？
それも、追記していきます。
1日の終わりにはごちゃごちゃしてきますので、
4色になっていると視認性も良いのです。

私のお気に入りフリクションとデイリーページ

ノックするだけで色を変えて書きだせる便利さ。
これは多色ボールペンの最大の魅力ですよね。
わたしのお気に入りはパイロットのフリクション。
グラデーションのボディもお気に入りポイントです。

実際にデイリーページにスケジュールを書き込むとき、そんなに簡単に優先度は決められない時もあります。

私の色分けは、
緊急のタスクは赤
自分の長期目標に関わる事や自己投資は緑
他人と関わる事は青
その他の日々の雑務については黒
にしています。


手帳に緑の項目が増えると、人生の充実度が増える…ということも体感できます。
赤が増えると、疲労もたまります。休みを取るようにスケジュールを見直さなきゃいけません。
青が増えすぎると、これは近々のうちに赤のタスクに変わる可能性があります。注意です！

これは、ある日のデイリーページ。どうぞご参考に。

右ページがデイリーのタスクとタイムライン。
フリクションを使っています。この日は緊急で重要な第一領域のタスクは無かったのですね。
そういう緊急事態の日は、もっといろいろ赤で書き込みされていきます。

左ページが一日の終わりの振り返りです。
私は右ききなので、左ページに記入しようとするとリングが手に当たります。
なので、横にして記入します。

自分の優先順位を最優先にすると、人生が充実する

私は都合良く使われる人になることをやめました。
自分の大切なことを先にスケジュールして、自分が大切に思うことに時間を使うようにしました。

他人のために使っていた労力を、自分のために使うようになったので、仕事の質が上がるのは当然ですよね。
仕事は忙しい。でも、きちんと自分の評価として返ってくるようになりました。

私は(都合の)良い人ではなくなったかもしれません。
でも、自分の人生のハンドルを手に入れたのです。

お気に入りの手帳と筆記具との時間は、人生の戦略会議。
4色フリクションは私にとっての参謀のかもしれません。

このnoteでは価値観の話や、戦略的手帳術、習慣化のお話などを書いています。
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もうひとつの相棒、キャップレス万年筆のお話は、こちら！

7つの習慣についても書いています。
ご興味がおありでしたらぜひ！