【テンプレ付】承認資料、毎回ゼロから作っていませんか？

こんにちは。りくです。

承認資料を作るとき、
毎回こうなっていませんか。

背景を書いて、
課題を書いて、
効果を書いて、
費用対効果を書いて、
リスクも入れて、
最後に承認依頼を書く。

やることは分かっている。

でも、いざ作り始めると、
どこから書けばいいのか迷う。

気づけば、前に作った資料を探して、
似たようなページをコピーして、
数字を入れ替えて、
表現を直して、
また全体の流れが崩れていく。

承認資料って、
毎回ゼロから考えるには、地味に重い資料です。

しかも、時間をかけて作ったのに、
上司からこう言われることがあります。

「で、何を判断したらいいの？」

これ、かなりしんどいです。

資料を作っている本人は、
一生懸命説明しているつもりです。

でも、見る側からすると、
判断材料がどこにあるのか分からない。

費用は分かった。
効果も分かった。
リスクも分かった。

でも、結局、
何を承認すればいいのか。
なぜ今判断する必要があるのか。
どこまでリスクを許容していいのか。

そこが見えないと、
資料は通りにくくなります。

承認資料は、説明資料ではなく判断資料

最近、承認資料について何本か記事を書いてきました。

最初の1枚で何を見せるか。
効果をどう書くか。
リスクをどう見せるか。

書いていて改めて思ったのは、
承認資料は「説明するための資料」ではなく、
判断してもらうための資料だということです。

きれいなデザインにすることも大事です。

でも、それ以上に大事なのは、
上司や決裁者が判断しやすい順番で情報を並べること。

背景。
課題。
必要性。
比較。
結論。
費用対効果。
リスク。
承認依頼。

この流れがあるだけで、
資料はかなり作りやすくなります。

逆に言うと、
この流れを毎回ゼロから考えていると、
時間も気力も削られます。

資料を作るたびに、
「何から書こう」
「どのページが必要だろう」
「効果ってどう見せたらいいんだろう」
「リスクはどこまで書けばいいんだろう」
と迷う。

その時間は、かなりもったいないと思っています。

そこで、テンプレートを作りました

今回作ったのは、

上司が判断しやすい承認資料テンプレート集

です。

稟議・承認資料でよく使う流れを、
10ページのテンプレートに整理しました。

入っているのは、以下の10種類です。

・承認サマリー
・背景
・現状課題
・必要性
・目的／期待効果
・代替案比較
・推奨案／結論
・費用対効果
・リスクと対策
・承認依頼

設備投資の承認資料だけでなく、
IT導入、業務改善、ツール導入、外注先比較、社内改善提案にも置き換えて使えるようにしています。

ただのテンプレートではなく、使い方ガイドも付けました

ここが、今回かなり大事なところです。

テンプレートを買っても、
「で、どこから直せばいいの？」
となると、結局使いにくい。

だから今回は、
購入者向けの使い方ガイドも付けました。

このガイドでは、

・どこから直すか
・何を差し替えるか
・どのページを残すか、削るか
・費用対効果をどう作るか
・提出前に何を確認するか

まで整理しています。

特に、
表紙からではなく、中核ページから直す
という考え方を入れています。

承認資料は、表紙をきれいにするより先に、
結論、課題、費用対効果、承認依頼を固めた方が早いからです。

こんな人に向いています

このテンプレートは、こんな人向けです。

・承認資料を毎回ゼロから作っている
・稟議資料の流れにいつも迷う
・費用対効果の見せ方が苦手
・上司に「結局何を判断するの？」と言われたことがある
・リスクや対策の書き方に迷う
・きれいな資料より、通しやすい資料を作りたい

逆に、
派手なデザインテンプレートが欲しい人には、少し違うかもしれません。

このテンプレートは、
見た目を飾るためというより、
承認に必要な論点を順番に整理するための型です。

あわせて読みたい

今回のテンプレートは、これまで書いてきた承認資料の記事をもとに作っています。

承認資料は、最初の1枚でほぼ決まる
承認資料でまず大事なのは、細かい説明に入る前に「何を判断してほしい資料なのか」を最初に見せることです。

「効果があります」だけでは、上司は承認できない
効果を大きく見せるのではなく、判断できる形にする考え方を整理しています。

リスクを隠すと、承認資料は弱くなる
リスクを不安材料ではなく、判断材料として見せる考え方を整理しています。

無料部分ではここまでです

ここまで読んで、
「毎回ゼロから承認資料を考えるの、たしかにしんどい」
と思った方は、この先にテンプレートの内容とダウンロード案内を載せています。

有料部分では、以下をまとめています。

・セット内容
・おすすめの使い方
・テンプレート本体のダウンロード
・購入者向け使い方ガイドのダウンロード
・利用時の注意事項

承認資料は、
毎回ゼロから考えなくてもいいと思っています。

必要な流れを先に用意して、
自分の案件に合わせて置き換える。

それだけで、資料づくりの負担はかなり減ります。

毎回の資料作成で迷う時間を減らしたい方は、
この先から使ってみてください。

ここから有料部分

セット内容

今回のセット内容は、以下です。

・承認資料テンプレート本体：14ページ
・購入者向け使い方ガイド：10ページ
・初めにお読みくださいPDF：1ページ

テンプレート本体には、
背景整理から承認依頼までの流れを入れています。

購入者向けガイドには、
どこから直すか、
何を差し替えるか、
費用対効果をどう作るか、
提出前に何を確認するかをまとめています。

まずは01の承認サマリーから使うのがおすすめです

いきなり全ページを直そうとすると大変です。

まずは、
01｜承認サマリー
から直すのがおすすめです。

ここで、

・何を承認してほしいのか
・いくらかかるのか
・どんな効果があるのか
・どんなリスクがあるのか
・いつまでに判断してほしいのか

を1枚で整理します。

ここが決まると、
後ろのページも作りやすくなります。

全10ページを全部使わなくても大丈夫です

このテンプレートは、
全部使う前提ではありません。

軽い案件なら、
背景、課題、費用対効果、承認依頼だけでも使えます。

しっかり説明が必要な案件なら、
比較、リスク、必要性まで入れると判断してもらいやすくなります。

大事なのは、
ページ数を増やすことではなく、
判断に必要な情報を過不足なく並べることです。

ダウンロードファイル

以下のファイルをダウンロードしてご利用ください。