5年前の私は「会議中に別の仕事をしましょう」と書いていました。管理職になって、撤回します

5年前の自分のつぶやきを、そのまま貼ります

2021年の夏、私は毎朝noteに短い「定時退社のコツ」を書いていました。いま5年ぶんを読み返しているのですが、そのうちの1本で手が止まりました。

2021年8月30日の投稿です。

自分で書いたものです。誰かの引用ではありません。

前半は、いまも同じことを言います。問題は後半でした。

「会議中に有効に使う」は、時間を増やしていない

当時の私は、これを裏技のつもりで書いています。出ないのが無理なら、せめてその時間を無駄にしない。前向きな工夫だと思っていました。

いまの私は、これをはっきり間違いだと言います。理由が2つあります。

ひとつめ。会議中の内職は、使える時間を1つ増やしているのではなく、中断を1つ増やしています。

企画を考えながら会議を聞くと、会議で名前を呼ばれるたびに企画から引き剥がされます。企画に戻ると、今度は会議の話が分からなくなっている。往復のたびに、両方の集中が削れていきます。会議が終わったとき手元に残るのは、「聞けていない会議」と「進んでいない企画」の2つです。

このあたりは今月、数字を調べて別の記事にまとめました。私たちは業務の中核時間に平均2分に1回中断されていて、速く処理する工夫では定時に帰れない、という回です。

▶ 2分に1回、私たちは中断されている。速く働いても定時に帰れない理由

会議中の内職は、その中断を、自分からスケジュールに組み込む行為でした。

ふたつめ。そして、こちらのほうが5年かけて分かったことです。

あの助言は、全部「出る側」からの発想だった

読み返して一番こたえたのは、内容の間違いよりも、自分が立っていた場所のほうでした。

5年前の私は、会議について「出る/出ない」しか選択肢を持っていません。そして出ないのは難しい、と自分で認めている。だから残ったのは、出たうえでどうやり過ごすか、という工夫だけでした。

これは我慢の仕方の工夫であって、会議の工夫ではありません。

会議の長さも、議題の数も、参加者も、その場に呼ばれた出席者には変えられません。変えられるのは、主催した人だけです。 5年前の私は、自分が動かせない場所で、動かせるふりをする方法を探していたことになります。

管理職になって、初めて主催する側に回りました。そこで分かったのは、会議は「減らす」より「作り方を変える」ほうが早い、ということでした。

いま、自分が主催する会議に必ず入れている3つ

特別なことはしていません。3つだけです。

① 終了時刻を、冒頭で口に出す

「30分で終わります」と最初に言います。カレンダーに30分と入れておくだけでは足りません。声に出すと、その場の全員が同じ終わりを共有します。

終わりを宣言していないと、話が一区切りついたところで「ついでにもう一件」が入る余地が残ります。誰も悪くありません。終わりが決まっていないだけです。

② 決めることを、1つに絞る

議題が3つある会議は、たいてい何も決まりません。順番に話しているうちに時間が来て、「次回に持ち越し」で終わります。

決めることが1つに絞れないなら、それは会議ではなく共有です。共有だけなら、チャットで足ります。

③ 出なくていい人を、名指しで外す

3つのうち、いちばん構造的だと思っているのがこれです。

「〇〇さんは議事録だけで大丈夫です」と、招集の時点で言います。呼ばれた側から「私は出なくていいですか」とは、まず言えません。断ると協力的でない人に見えるからです。出なくていい、と言えるのも主催者だけです。

5年前の私が「参加する会議を選ぶのは難しい」と書いたのは、正確でした。出る側には、本当に選べないんです。

正直に書いておきたい留保

この3つは、私の時間を守る技ではありません。

私が呼ばれる会議は、いまも私には選べません。そこは5年前と何も変わっていない。この3つで返せるのは、私が人から奪っていた時間のほうです。

ただ、見え方がひとつ反転しました。

私が主催する会議で、誰かが手元で別の作業をしていたとします。5年前の私なら「時間を有効に使っていて偉い」と思ったはずです。いまは、その人にそうさせているのは私の設計だと考えます。決めることを絞れていないか、そもそもその人を呼ぶ必要がなかったか、どちらかです。

同じ光景の意味が、立場が変わっただけで裏返りました。

まとめ

5年前の私は「心がける」で解こうとしていて、いまの私は「仕組みにする」で解いています。10本のつぶやきに○×をつけた記事でも、結局そこに行き着きました。

▶ 5年前の私が毎朝つぶやいていた「定時退社ハック」を、管理職になったいま採点する

その10本を、今度は縦に並べ直してみました。1個ずつ採点していたときには見えていなかったものが、並べた瞬間に出てきました。

▶ 5年前の私が書いた定時退社のコツ10個は、10個とも「自分の時間」の話でした

そして今回、もうひとつはっきりしたことがあります。

仕組みを変えられる場所に自分がいるかどうかで、できる工夫の種類がまったく変わる。

出る側にいるあいだ、私が書けたのは我慢の仕方だけでした。悪気はありませんでした。ただ、そこからは何ひとつ減らなかった。

会議中の内職を、悪いことだとは言いません。出る側にできることが本当にそれしかない場面はあります。ただ、それは工夫ではなく消耗です。 そう認識しておくだけで、いつか主催する側に回ったときの動きが変わります。

立場が変わって最初に見えたのは、これでした。

定時退社については、こちらにも書いています。

▶ 「定時で帰ったらキャリアは終わる」と思っていた。あれから5年、失ったもの・得たもの

▶ 残業を減らしても、時間は増えなかった。30代管理職が「時短投資」に100万円使った話

実際に試したことだけを書いています。スキ・フォローをいただけると、とても励みになります。

さあ、今日も定時ダッシュです。