⭐️【全7回まとめ】スタッフが辞めても困らない士業事務所をつくる――所長の時間を奪う「見えない仕事」の正体
士業の先生へ。
「忙しい原因が、仕事量なのか、仕事の集まり方なのか分からない」
そんな方のために、3〜5分でできる無料診断を作りました。
▼士業経営ボトルネック診断 Ver.1.2
スタッフが辞めたから、所長が忙しくなった。
本当に、それだけでしょうか。
実は、スタッフが辞めたことで、それまで見えていなかった「仕事」が所長の前に現れただけかもしれません。
この全7回では、なぜスタッフが辞めると所長の時間がなくなるのか。その正体と、誰かが辞めても回る事務所をつくる方法を考えます。
スタッフが一人辞めただけで、所長の仕事が一気に増える。
新しい人を採用しても、なかなか前任者のようには動いてくれない。
顧客から問い合わせが来ても、
「あの件は○○さんに聞かないと分からない」
ということが増えている。
もし、あなたの事務所にこうした状況があるなら、
問題は単なる「人手不足」ではないかもしれません。
問題なのは、
仕事が人についてしまっていることです。
私は、経営者や士業の方の「時間」を見ています。
その中で感じるのが、
スタッフが辞めたとき、初めて事務所の仕事の構造が見える
ということです。
普段は問題なく回っているように見えていても、実際には、
誰が何をやっているのか分からない
その人しか知らない仕事がある
顧客との経緯が本人の頭の中にしかない
仕事のやり方が標準化されていない
引き継ぎに膨大な時間がかかる
という状態になっていることがあります。
そしてスタッフが辞めた瞬間、それらの仕事がすべて所長のところへ戻ってきます。
結果として、
スタッフが辞める → 所長の時間がなくなる
ということが起こります。
このシリーズでは、この問題を7回に分けて考えました。
第1回
あなたの時間を奪う！スタッフが辞めてからでは遅い。士業事務所の「見えない仕事」
まず考えていただきたいのは、
あなたは、スタッフが毎日何をしているか、本当に把握していますか？
ということです。
請求書作成、顧客への連絡、資料整理、進捗確認、役所への問い合わせ。
一つひとつは小さな仕事でも、積み重なると膨大な時間になります。
そして、その仕事が見えないままスタッフが辞めると、初めてその量に気づきます。
▶︎ 第1回はこちら
第2回
士業の時間を奪う！「誰でもできる仕事は、本当に価値が低いのか？」
「これは誰でもできる簡単な仕事だから」
そう言って、事務作業を軽く見ていないでしょうか。
しかし、誰でもできる仕事と、なくてもいい仕事は別です。
一件数分の作業でも、毎日何十件と積み重なれば、大きな時間になります。
しかも、その仕事が止まれば事務所全体が止まることがあります。
▶︎ 第2回はこちら
第3回
士業の時間を奪う！「優秀なスタッフほど、仕事が見えなくなる」
優秀なスタッフは、いちいち所長に確認しません。
自分で判断し、自分で処理し、問題になる前に片づけてくれます。
だから所長は楽になります。
ところが、それが長く続くほど、
その人が何をしているのか分からなくなる
という逆説が起こります。
「任せられる人」が、「その人にしかできない人」へ変わってしまうのです。
▶︎ 第3回はこちら
第4回
士業の時間を奪う！「スタッフが辞めると、なぜ所長の時間がなくなるのか」
スタッフが辞めると、その人が担当していた仕事は消えるわけではありません。
誰かがやらなければならない。
そして最終的に戻ってくる場所は、
所長です。
採用、引き継ぎ、顧客対応、通常業務。
一気に仕事が重なり、所長が事務所最大のボトルネックになっていきます。
▶︎ 第4回はこちら
第5回
士業の時間を奪う！「新人を採用しても、前任者の代わりにならない理由」
スタッフが辞めた。
それなら、新しい人を採用すればいい。
ところが、そう簡単にはいきません。
新人の能力が低いからではありません。
そもそも、
仕事そのものが整理されていないから教えられない
のです。
「前の○○さんは分かっていた」
では、組織として仕事を引き継ぐことはできません。
▶︎ 第5回はこちら
第6回
士業の時間を奪う！「スタッフに聞かないと分からない事務所は危ない」
顧客情報。
案件の進捗。
期限。
仕事のやり方。
「あの人に聞かないと分からない」
ということが、あなたの事務所にはいくつあるでしょうか。
私は、これは単なる業務上の不便ではなく、
一つの経営指標として見るべきだ
と考えています。
「あの人に聞かないと分からない」が多いほど、その事務所は人に依存しています。
▶︎ 第6回はこちら
第7回
士業の時間を奪う！「スタッフが辞めても回る事務所を作る」
では、どうすればいいのでしょうか。
答えは、いきなりマニュアルを作ることではありません。
まず、
業務の棚卸し
をします。
そこから、
時間の見える化
↓
業務整理
↓
標準化
↓
マニュアル化
という順番で進めていきます。
大切なのは、
「スタッフを絶対に辞めさせない」
ということだけを考えることではありません。
人にはそれぞれ事情があります。
結婚、出産、介護、転居、独立。
どんなに良い職場でも、人が辞めることはあります。
だから経営者が考えるべきなのは、
人を辞めさせないことだけではなく、
誰かが辞めても困らない事務所を作ること。
これが、所長自身の時間を守ることにもつながります。
▶︎ 第7回はこちら
「人の問題」だと思っていることが、実は「仕事の構造」の問題かもしれない
スタッフが辞めた。
新人が育たない。
任せられる人がいない。
所長ばかり忙しい。
こうした問題を見ると、つい「人」に原因を求めてしまいます。
しかし私は、その前に、
仕事がどのような構造になっているのか
を見る必要があると考えています。
誰が、何に、どれだけ時間を使っているのか。
誰に仕事が集中しているのか。
その人がいなくなったら、何が止まるのか。
ここを見えるようにする。
それが、事務所を強くする第一歩です。
そして何より、
所長が本来やるべき仕事に時間を使える事務所を作ること。
私は、そこが一番大切だと考えています。
