比較表から提案資料へ。迷わずつなげる考え方
こんにちは。りくです。
比較表を作ると、情報はかなり整理されます。
A案とB案の違い。
各社の特徴。
価格、納期、実績、サポート体制。
メリットとデメリット。
こうした情報を並べることで、頭の中はだいぶ整理されます。
でも、ここで止まってしまうと、資料としては少し弱いことがあります。
なぜなら、比較表はあくまで「判断材料」を整理するものだからです。
相手に何かを決めてもらうには、もう一段階必要になります。
それが、提案資料に変えることです。
比較表と提案資料は、似ているようで役割が違います。
比較表は、違いを見せるための資料です。
一方で、提案資料は、相手に判断してもらうための資料です。
つまり、比較表は材料。
提案資料は流れ。
この違いを意識しておかないと、比較表をそのまま貼っただけの提案資料になってしまいます。
たとえば、ベンダー比較をしたとします。
A社は価格が安い。
B社は実績がある。
C社は対応範囲が広い。
比較表としては、これで成立します。
でも、提案資料としてはまだ足りません。
読み手が知りたいのは、単なる違いではありません。
結局、どの会社を選ぶべきなのか。
なぜその会社なのか。
その選択にリスクはないのか。
次に何を決めればいいのか。
ここまで見えないと、提案資料としては判断しにくいものになります。
自分も昔は、比較表を作ったら、それをそのまま資料に入れればいいと思っていました。
情報は整理できている。
違いも書いている。
メリットとデメリットもある。
だから、これで伝わるだろうと思っていました。
でも実際には、そうならないことがあります。
見ている側からすると、
「で、結局どうしたいの？」
となる。
これは、比較表が悪いわけではありません。
比較表を、提案の流れに変換できていないことが原因です。
比較表で整理した内容を提案資料に変えるときは、最初にやることがあります。
それは、比較表の結論を1行で言うことです。
たとえば、こうです。
”今回の目的を考えると、価格よりも導入後の安定運用を重視し、B社を推奨する。”
この1行があるだけで、資料の見え方はかなり変わります。
比較表が、ただの情報一覧ではなくなります。
読み手は、
「この資料はB社を推奨するための資料なんだな」
と分かります。
次にやることは、その結論に至る理由を順番に並べることです。
ここで大事なのは、比較表の項目を全部説明しようとしないことです。
価格。
納期。
実績。
サポート体制。
対応範囲。
リスク。
導入後の運用。
全部を同じ重さで説明すると、結局どこが大事なのか分からなくなります。
提案資料では、比較表の中から「判断に効く項目」を選んで並べる必要があります。
たとえば、B社を推奨するなら、こんな流れになります。
まず、今回の目的を説明する。
次に、候補となるA社、B社、C社を示す。
そのうえで、比較表で違いを見せる。
そして、今回重視すべき判断軸を示す。
最後に、B社を推奨する理由を整理する。
この流れになると、比較表は単なる一覧ではなくなります。
提案の根拠になります。
提案資料で大事なのは、情報を全部見せることではありません。
読み手が判断できる順番に並べることです。
ここを間違えると、資料は長くなります。
情報も多くなります。
でも、判断しにくい資料になります。
逆に、判断の順番が整理されていると、資料の枚数が多くなくても伝わります。
比較表を提案資料に変えるときは、次の3つを考えると作りやすくなります。
1つ目は、何を提案したいのか。
2つ目は、その提案を支える比較項目は何か。
3つ目は、相手に何を決めてほしいのか。
この3つが決まると、提案資料の流れが作りやすくなります。
逆にここが決まっていないと、資料を作りながら迷います。
どの情報を入れるべきか。
どの順番で見せるべきか。
どこまで説明すべきか。
こうした迷いが増えていきます。
提案資料を作るときに、いきなりパワーポイントを開くと難しく感じます。
表紙から作る。
課題を書く。
提案内容を書く。
効果を書く。
スケジュールを書く。
この順番で作ろうとすると、途中で手が止まりやすいです。
でも、先に比較表で判断軸を整理しておくと、提案資料は作りやすくなります。
なぜなら、すでに材料はあるからです。
あとは、その材料を「判断してもらう順番」に並べ替えるだけです。
比較表は、提案資料の前段階としてかなり役に立ちます。
比較表で、
何が違うのか。
何を重視すべきか。
どの案がよさそうか。
どこにリスクがあるのか。
ここまで整理できていれば、提案資料の骨格はかなり見えてきます。
あとは、それを読み手に伝わる流れに変える。
つまり、
現状の課題
↓
比較した候補
↓
判断軸
↓
推奨案
↓
期待効果
↓
次に決めてほしいこと
このように並べるだけでも、提案資料としてかなり見やすくなります。
提案資料は、ゼロから作るものではありません。
少なくとも、自分はそう考えています。
いきなりきれいなスライドを作ろうとすると、時間がかかります。
それっぽいデザインにはなっても、結局何を伝えたいのか分からなくなることもあります。
だから、まず比較表で判断軸を作る。
その判断軸を、提案資料の流れに変える。
この順番にすると、資料作成はかなり楽になります。
資料作成で大事なのは、見た目だけではありません。
相手が判断できる流れになっているか。
ここが一番大事だと思っています。
比較表は、そのための準備です。
提案資料は、その準備をもとに、相手に判断してもらうための形にしたものです。
だから、比較表で終わらせず、提案資料に変える。
この考え方を持っておくと、資料作成の迷いはかなり減ります。
比較表で整理した内容を、提案資料に変えるのが大変な方に向けて、
実務で使いやすい提案資料テンプレートも用意しています。
サンプルテーマは、
工場向け自動化ソリューション提案です。
現状課題、提案要旨、導入全体像、解決アプローチ、導入効果、導入前後比較、案比較、スケジュール、次アクションまで、
提案資料でよく使う流れをまとめています。
比較表で整理した内容を、相手が判断しやすい提案資料に変えたい方は、こちらもあわせて見てみてください。
あわせて読む
資料は、情報を並べるためではなく、相手が判断しやすい状態を作るためのもの。
順番に読みたい方は、こちらもあわせて読んでみてください。
