提案資料で迷子になる人が、最初にやりがちなこと
もう少しだけ、猫をかぶって書こうと思います。
とはいえ、中身はちゃんと資料の話です。
こんにちは。りくです。
提案資料って、1枚ずつ作り始めると、かえって迷うことがありませんか。
最初はそんなつもりではなかったのに、
気づいたらこうなります。
とりあえず背景を書いてみる
次に課題を書いてみる
提案内容も入れてみる
比較表も入れた方がよさそう
効果も欲しい
スケジュールもいる気がする
一応、ページは増えていきます。
でも、増えれば増えるほど、だんだん分からなくなる。
この順番でいいのか。
何を一番伝えたいのか。
そもそも、この資料はちゃんと提案になっているのか。
そんなふうに、途中から急に自信がなくなることがあります。
今日は、その話を書いてみます。
1枚ずつ作ると、部分最適になりやすいです
提案資料を作るとき、つい1枚ずつ考えてしまいます。
このページには何を書くか。
次のページは何を置くか。
ここに図を入れるか。
この見出しでいいか。
もちろん、それ自体は必要な作業です。
ただ、提案資料でやっかいなのは、1枚ずつ整えるほど、全体が見えにくくなることがあることです。
ページ単体ではそれっぽく見えます。
でも、全部つなげて読むと、なんだか話が流れない。
背景はある
課題もある
提案内容もある
効果もある
なのに、読み手の頭の中では
「で、結局どういう話なんでしたっけ」
となってしまう。
これ、珍しくないです。
提案資料って、1ページ勝負の資料ではなくて、
全体でひとつの話になっているかが大事だからです。
比較表は作れても、提案資料になると急に難しくなります
ここ、結構あるあるだと思っています。
比較表までは作れるんです。
競合比較。
方式比較。
導入案比較。
現状と改善案の比較。
違いを整理するところまでは、意外と進みます。
むしろ、そこまでは得意な人も多いです。
でも、その次で止まります。
この比較を踏まえて、どう提案としてつなぐか。
ここで急に難しくなる。
なぜかというと、比較表と提案資料は、似ているようで役割が違うからです。
比較表は、判断材料を整理する資料です。
何が違うのかを見せる役割が強いです。
一方で提案資料は、
違いを見せるだけでは終わりません。
だから、こう進めた方がいいです。
そこまで流れで持っていく必要があります。
つまり、比較表は“部品”として成立しやすい。
でも提案資料は、“流れ”として成立しないと弱い。
この違いがあるので、比較表が作れる人でも、
提案資料になると急に迷いやすくなります。
迷う原因は、“何を書くか”より“どの順で見せるか”だったりします
提案資料で止まるとき、
つい「中身が足りないのかな」と思いがちです。
でも実際には、内容不足というより、
順番が決まっていないことの方が多い気がしています。
たとえば、こんな流れなら読みやすいです。
背景
現状課題
提案の考え方
解決アプローチ
比較
導入効果
進め方
次アクション
こういう順番が見えていると、
読み手はかなり入りやすくなります。
逆に、これがないまま1枚ずつ作ると、
いきなり提案内容
そのあと比較表
次に導入効果
後半で背景
最後に課題
みたいなことが起きます。
作っている本人は分かっていても、
読み手からすると少ししんどいです。
提案資料って、情報量で押すより、
読み手の頭の動きに合わせて並べる方が伝わりやすいことが多いです。
いきなり“答え”から書くと、提案っぽさが弱くなります
もうひとつ、よくあるのがこれです。
最初に提案内容から書き始めてしまうこと。
この仕組みを導入すれば改善できます
このツールなら効率化できます
この方式ならコストを下げられます
内容としては間違っていません。
でも、それだけだと読み手はこう感じやすいです。
なぜ今、それが必要なんですか。
ここが飛んでしまうと、提案の説得力が弱くなります。
提案資料では、答えの前に
何が起きているのか
どこに問題があるのか
なぜ整理が必要なのか
何を判断してほしいのか
このあたりが見えていないと、
せっかくの提案内容も、思いつきっぽく見えてしまうことがあります。
なので、提案資料で大事なのは、
すごいことを書くことよりも、
読み手が納得しやすい順番で置くことだったりします。
提案資料は、毎回ゼロから組まない方が楽です
もちろん、案件ごとに条件は違います。
相手も違う。
目的も違う。
業界も違う。
前提も違う。
なので、毎回まったく同じ資料になることはありません。
ただ、それでも悩む場所は結構似ています。
どこから書き始めるか
背景と課題をどう分けるか
比較をどこに入れるか
効果をどう見せるか
最後にどう着地させるか
このへんは、案件が変わっても毎回悩みやすいです。
だから、最初から全部オリジナルで考えようとすると、
必要以上にしんどくなります。
むしろ、最初は
提案資料として通りやすい流れの型
を持っていた方が、かなり楽です。
型があると、
どこから作ればいいか分かりやすい
抜けているページに気づきやすい
比較表をどこに入れるかも決めやすい
最後まで作り切りやすい
このあたりがかなり変わってきます。
1枚ずつ作るのが悪いのではなく、“全体の設計が先にない”のがしんどいのだと思います
ここは少し大事にしたいところです。
1枚ずつ作ること自体が悪いわけではありません。
実際、資料は最終的に1枚ずつ作っていくものです。
ただ、提案資料でしんどいのは、
全体の流れが見えていないまま、各ページを埋め始めることだと思っています。
設計図なしで作り始めると、
途中で方向がぶれます。
このページ、いるのかな
比較表はここで合ってるのかな
効果を先に出した方がいいのかな
そもそも何をゴールにしていたんだっけ
こうなってくると、作業量は増えるのに、
資料は強くなりにくいです。
なので、提案資料ほど
先に流れをざっくり決めてから作る
方が合っている気がします。
比較表の次に必要なのは、“提案全体の流れ”なのかもしれません
比較表は、仕事でかなり使います。
選定
提案
見積もり比較
方式比較
改善案比較
1枚あるだけで助かる場面も多いです。
ただ、実務では比較表だけで終わらないことも多いです。
その次に来るのが、
この比較をどう提案全体につなぐか
です。
比較した。
違いも見えた。
方向性もなんとなくある。
でも、それをどういう流れで見せるかで、
急にまた止まる。
なので最近は、
比較表そのものだけではなく、
その先の提案資料の流れも整理した方がいいなと感じています。
最後に
提案資料って、難しいです。
しかも、難しさの正体が少し分かりにくいです。
中身が足りないのか。
考えが浅いのか。
構成が悪いのか。
見せ方が弱いのか。
いろいろ悩みます。
でも実際には、
1枚ずつ作っているうちに、全体の流れが見えなくなっている
だけのことも結構あります。
もし今、
提案資料になると急に手が止まる
ページはあるのに、全体がつながらない
比較表の次で毎回迷う
毎回ゼロから考えてしんどい
こんな感覚があるなら、
それは自分の力不足というより、
提案の流れの型がまだ手元にないだけかもしれません。
次はこのあたりを、もう少し具体的に整理していく予定です。
提案資料で使いやすい流れや、
どこで比較表を入れると効くのか、
どう並べると伝わりやすいのか。
そのへんも含めて、もう少し掘っていきます。
追伸
「提案資料って、毎回どこから作ればいいか迷います」
「比較表の次がうまくつながりません」
そんな人向けに、今、
提案資料の流れごと使えるテンプレートも整理しています。
1枚だけの素材ではなく、
背景 → 課題 → 提案 → 比較 → 効果 → 進め方
のように、話の流れごと使える形でまとめる予定です。
できたらこのnoteでも案内します。
気になる方は、フォローしてもらえるとうれしいです。
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