提案資料テンプレートは、こう作ると実務で使いやすい
こんにちは。りくです。
提案資料を作るとき、いちばん時間がかかるのは、実はデザインではないと思っています。
もちろん、見た目も大事です。
文字が多すぎる。
図が見づらい。
どこを見ればいいのか分からない。
こういう資料は、やっぱり伝わりにくいです。
でも、実務で提案資料を作っていて本当に迷うのは、そこだけではありません。
一番しんどいのは、
何から書けばいいのか。
どの順番で説明すればいいのか。
どこまで詳しく書けばいいのか。
最後に何を判断してもらえばいいのか。
このあたりだと思います。
提案したい内容はある。
課題もなんとなく分かっている。
比較した案もある。
導入した方がよさそうな理由もある。
でも、それを資料にしようとすると、急に手が止まる。
自分もずっとそうでした。
資料を作り始める前は、頭の中では分かっているつもりです。
でも、いざPowerPointを開くと、
まず表紙を作る。
次に背景を書く。
そのあと課題を書く。
途中で比較表を入れる。
効果も書く。
スケジュールも入れる。
そうやって作っているうちに、だんだん何を伝えたい資料なのか分からなくなることがありました。
情報は入っている。
でも、判断しにくい。
説明はしている。
でも、結論がぼやけている。
資料としては形になっている。
でも、上司やお客様が次に何を決めればいいのか分かりにくい。
こういう状態になりやすいんです。
提案資料は、情報を並べる資料ではありません。
相手に判断してもらうための資料です。
ここを間違えると、資料は一気に作りにくくなります。
たとえば、ある設備やシステムを導入する提案をするとします。
そのときに必要なのは、単に機能や価格を並べることではありません。
なぜ今それが必要なのか。
現状で何に困っているのか。
どんな案を比較したのか。
どの判断軸で選ぶのか。
なぜこの案を推奨するのか。
導入すると何が変わるのか。
次に何を決めてほしいのか。
この流れがないと、相手は判断しにくくなります。
逆に言うと、この流れさえ決まっていれば、提案資料はかなり作りやすくなります。
毎回ゼロから考えなくていい。
まず流れを決める。
その流れに沿って、必要な情報を入れる。
最後に、相手が判断しやすい形に整える。
この順番で作るだけでも、資料作成の負担はかなり減ります。
これまでの記事でも書いてきましたが、比較表はとても大事です。
比較表を作ると、
候補の違い。
メリットとデメリット。
価格や納期。
実績やリスク。
何を重視すべきか。
こうした判断材料が整理できます。
ただ、比較表だけでは提案資料にはなりません。
比較表は材料です。
提案資料は、その材料を使って判断してもらうための流れです。
だから、提案資料を作るときは、比較表で整理した内容をそのまま貼るのではなく、ストーリーに変える必要があります。
現状の課題がある。
候補を比較した。
判断軸を整理した。
その結果、この案を推奨する。
導入すると、こう変わる。
だから、次にこれを決めてほしい。
この流れに変えることで、提案資料として伝わりやすくなります。
そこで今回、実務で使いやすい提案資料テンプレートを作りました。
単なるデザインテンプレートではありません。
きれいなスライドを作るためだけのものではなく、
相手が判断しやすい流れを作るためのテンプレートです。
サンプルテーマは、
工場向け自動化ソリューション提案
にしています。
なぜこのテーマにしたかというと、実務の提案資料でよくある要素が入れやすいからです。
現状の課題がある。
人手不足や作業負荷がある。
品質や効率の問題がある。
複数の解決案がある。
導入効果を説明する必要がある。
スケジュールや次アクションも必要になる。
つまり、提案資料の練習台として使いやすいテーマです。
もちろん、そのまま工場向けの提案にしか使えないわけではありません。
営業提案。
業務改善提案。
社内提案。
システム導入提案。
設備導入提案。
外注先選定。
改善施策の提案。
こうした資料にも応用しやすい構成にしています。
今回のテンプレートには、以下の流れを入れています。
・表紙・本資料の構成
・現状課題
・提案要旨
・導入全体像
・解決アプローチ
・導入効果
・導入前後比較
・案比較
・類似導入事例
・導入スケジュール
・対象範囲 / スコープ
・次アクション
・ご利用にあたって
この構成にしている理由は、提案資料でよく迷うポイントを先に並べておきたかったからです。
提案資料を作るときに、いきなり本文を書き始めると迷います。
でも、最初から、
まず課題を書く。
次に提案の要点を書く。
全体像を見せる。
解決方法を説明する。
効果を示す。
導入前後を比べる。
案比較で妥当性を見せる。
スケジュールを出す。
最後に次アクションを書く。
この流れがあるだけで、資料はかなり作りやすくなります。
特に大事にしたのは、
読み手が判断しやすい順番です。
提案する側は、つい説明したいことから書いてしまいます。
製品の特徴。
サービスの強み。
機能一覧。
実績。
価格。
導入事例。
もちろん、どれも大事です。
でも、読み手が最初に知りたいのは、そこではないことが多いです。
読み手が知りたいのは、
なぜ今この話を聞く必要があるのか。
何が問題なのか。
この提案で何が変わるのか。
他の案と比べてなぜこれなのか。
導入するとリスクはないのか。
次に何を判断すればいいのか。
このあたりです。
だから、このテンプレートでは、単に情報を並べるのではなく、判断の流れに沿ってスライドを並べています。
このテンプレートは、特にこういう人に向いています。
提案資料を作るたびに、構成で悩む人。
上司に「結局、何を提案したいの？」と言われたことがある人。
比較表は作れるけれど、その後の提案資料にするのが苦手な人。
PowerPointを開いてから、何枚目に何を書くかで止まってしまう人。
AIで資料を作っても、それっぽいだけで実務に使いにくいと感じている人。
社内提案、営業提案、業務改善提案をよく作る人。
こういう人には、かなり使いやすいと思います。
もちろん、このテンプレートを使えば、どんな提案でも自動的に通るわけではありません。
そこは正直に言っておきます。
提案内容そのものが弱ければ、資料だけで通すことはできません。
根拠が足りない。
効果が曖昧。
比較が不十分。
リスクが見えていない。
相手の判断ポイントとズレている。
こういう状態では、どれだけ見た目を整えても弱い資料になります。
ただ、逆に言うと、提案内容がある程度整理できているのに、資料の流れで損をしているケースは多いです。
本当はいい提案なのに、伝え方で弱く見える。
考えていることはあるのに、順番が悪くて判断しにくい。
情報は揃っているのに、結論までの道筋が見えない。
そういう状態を減らすために、このテンプレートを作りました。
このテンプレートで目指しているのは、派手な資料ではありません。
相手が読みながら、自然に判断できる資料です。
資料は、きれいに見せるためだけのものではありません。
上司に確認してもらう。
お客様に検討してもらう。
関係者に判断してもらう。
次のアクションを決めてもらう。
そのための道筋を作るものです。
だからこそ、提案資料には型があった方がいい。
毎回ゼロから悩むより、まず型に沿って作る。
そこから、自分の案件に合わせて直す。
必要なところを増やす。
不要なところを削る。
その方が、資料作成はずっと楽になります。
今回の記事では、提案資料テンプレートを作った理由と、全体の考え方を整理しました。
次の記事では、このテンプレートをどのように使うか、各スライドの役割や書き換え方をもう少し具体的に紹介します。
提案資料を毎回ゼロから作っている方や、比較表で整理した内容をうまく提案資料に変えたい方は、次の記事もあわせて読んでみてください。
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