期待効果が書けない人は、提案の前提が整理できていない
こんにちは。りくです。
提案資料を作っていて、最後の「期待効果」で止まること、ないでしょうか。
提案内容まではなんとか書ける。
背景や課題も、それなりに整理できる。
でも最後の「この提案で何が良くなるのか」を書こうとすると、急に言葉が弱くなる。
よくあるのが、こんな表現です。
業務効率化が期待できます
品質向上につながります
生産性改善が見込めます
もちろん、間違っているわけではないです。
でも、これだと読み手は動きにくい。
なぜかというと、効果そのものが弱いというより、
効果の整理がされていないからです。
提案資料で期待効果が弱く見える人は、言い回しの問題だと思いがちです。
でも実際は、書き方より前の段階、つまり何をどう分けて整理できているかの方が大きいです。
期待効果が弱く見える資料には、だいたい共通点があります
よく見るのは、効果が全部ひとまとめになっているパターンです。
たとえば、
工数削減
品質向上
スピード改善
と並んでいるけど、それ以上は何もない。
これだと、一見まとまっているようで、実はかなり曖昧です。
誰の工数が減るのか
何の品質が上がるのか
どの工程が早くなるのか
どれが主効果で、どれが副次効果なのか
このへんが見えないと、読み手は判断しづらいです。
つまり、期待効果が弱い資料は、効果がないのではなく、
効果の箱分けができていないことが多いです。
効果は“盛る”より、“分ける”方が強くなります
提案資料を書くとき、つい効果を大きく見せたくなります。
でも、強い提案資料って、実はそこまで大げさなことを書いていないです。
その代わり、効果の見せ方が整理されています。
たとえば、こんな感じです。
作る側の効果
構成で迷う時間を減らせる
毎回ゼロから考えなくてよくなる
抜け漏れを防ぎやすくなる
見る側の効果
論点を追いやすくなる
比較しやすくなる
判断しやすくなる
進行面の効果
修正の往復を減らせる
認識ズレを減らせる
次アクションにつなげやすくなる
こうして分けるだけで、かなり具体的に見えます。
大事なのは、立派な言葉を探すことではなく、
何がどう変わるかを整理して出すことです。
期待効果が書けない人ほど、最後に考えようとしてしまいます
ここもよくある話です。
提案資料って、最後に「期待効果」の欄を置くことが多いので、そこだけ最後に考えがちです。
でも本当は、期待効果って最後に付け足すものではないです。
むしろ最初の段階から、
この課題が解消されると何が楽になるのか
この比較軸で優位だと誰が助かるのか
この提案を入れると何が前に進むのか
を見ながら組んでいかないと、最後に急にきれいな効果だけ書こうとしても弱くなります。
期待効果が毎回ふわっとするのは、文章力の問題ではなくて、
途中で整理していないものを最後に作文で埋めようとしているからです。
つまり、必要なのは“うまい表現”より“整理しやすい型”です
ここまで来ると、だいぶ見えてきます。
提案資料で期待効果が弱くなるのは、センスがないからでも、語彙が足りないからでもないです。
そもそも整理するための型がないまま、毎回ゼロから考えているからです。
逆に言うと、
効果を誰向けで分けるか
主効果と副次効果をどう分けるか
途中で楽になることと、最後に判断しやすくなることをどう分けるか
定量と定性をどう置くか
このあたりを整理しやすい型があるだけで、提案資料はかなり作りやすくなります。
期待効果って、ひらめきで書くものではなくて、
ある程度は型で抜け漏れなく整理するものです。
提案資料で本当に困るのは、“何を書くか”より“どう整理するか”です
資料作成で止まるポイントって、文章そのものじゃないことが多いです。
課題は何となくわかっている
提案内容も何となく見えている
でも、どう並べるかで迷う
効果をどう言えばいいかで止まる
この状態、かなり多いです。
だから必要なのは、うまく見える言い回し集よりも、
考える順番ごと整理できる型だったりします。
何を書くかを埋める前に、
どの箱に何を入れるかが決まっているだけで、資料はかなり前に進みます。
期待効果が弱いなら、表現を直す前に整理の型を見直した方が早いです
提案資料の期待効果がいつも弱くなるなら、
「もっといい言い方ないかな」と考える前に、
まずは整理の仕方を見直した方が早いです。
誰にとっての効果か
何が変わるのか
途中で何が楽になるのか
最後にどんな判断がしやすくなるのか
このあたりを分けて考えられるだけで、
期待効果はかなり具体的になります。
提案資料は、うまく書ける人が強いというより、
整理しやすい型を持っている人が強いです。
次は、
提案資料を毎回ゼロから作らなくて済むように、実際にどんなテンプレートがあるとラクか
を書いていこうと思います。
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